Украшения в офис
Гирлянды, шары, елки — непременные атрибуты Нового года. Правда, расходы на их покупку при налогообложении учесть проблематично. Контролирующие органы и суды не считают такие затраты экономически обоснованными.
Если же украшаются помещения, где могут появляться клиенты, обосновать расходы проще. Богатое новогоднее убранство приемной руководителя, переговорных комнат, холлов, фойе может говорить о стабильности компании, а значит, в какой-то мере укреплять ее положение на рынке и увеличивать продажи.
Отражать такие расходы надо по пп.49 п. 1 ст. 264 НК РФ, то есть как прочие расходы, связанные с производством и реализацией. Учитывать их как рекламные неверно, так как новогоднее украшение не соответствует понятию «реклама», приведенному в ФЗ «О рекламе».
Компании на «упрощенке» ни при каких обстоятельствах не могут учесть расходы на украшение офиса, так как в п.1 ст. 346.16 НК РФ такой расход не упоминается.
Украшение торговой точки
Украшение витрин, торговых залов и прилегающих территорий стало корпоративным стандартом торговли. Во многих регионах это обязательно в силу решений местных властей, что снимает проблемы с учетом затрат.
Такие расходы можно учитывать как материальные, ведь фактически речь идет о покупке материалов на производственные и хозяйственные нужды. А значит, учесть такие обязательные затраты можно и при УСН.
Открытки
Затраты на печать новогодних открыток и конвертов учитываются как расходы на канцтовары, если они предназначены для поздравления клиентов. Снизить риск претензий со стороны ИФНС можно, если направлять поздравления с деловой корреспонденцией, например вкладывать в конверт с открыткой акт сверки.
Если же новогодние открытки изготовлены для раздачи покупателям и потенциальным клиентам, затраты учитываются как расходы на рекламу.
Подарки
Затраты на презенты от Деда Мороза для сотрудников и их детей при налогообложении не учитываются: это прямо запрещено Налоговым кодексом.
Расходы на покупку гостинцев для контрагентов и потенциальных клиентов можно учесть, если подарки привлекают внимание покупателей и увеличивают выручку. Учесть затраты поможет брендирование — логотип компании-дарителя, включение в комплект визиток, прайс-листов и т. п.
В момент, когда мы передаем подарки работникам и клиентам, к ним переходят права собственности, поэтому нужно начислить НДС. Одновременно появляется и право принять к вычету налог, уплаченный при покупке.
Подарки ценой не более 4 000 рублей (лимит считается за год в целом) не облагаются НДФЛ. С суммы превышения нужно удержать налог. Страховыми взносами гостинцы не облагаются независимо от стоимости. Но если цена презента выше 3 000 рублей, контролирующие органы настаивают на оформлении письменного договора дарения.
Корпоратив
Расходы на праздничный корпоратив получится учесть, только если в нем участвуют клиенты или контрагенты. Иначе мероприятие подпадает под п.29 ст. 270 НК РФ, который запрещает учитывать стоимость культурно-зрелищных мероприятий, посещенных работниками. Да и в принципе сложно доказать, что праздник для сотрудников направлен на получение доходов.
Когда же в корпоративе участвуют не только работники, но и представители контрагентов, часть затрат можно провести как представительские расходы на официальный прием и (или) обслуживание представителей других фирм, участвующих в переговорах в целях взаимного сотрудничества.
К представительским не относятся затраты на организацию развлечений и отдыха (абз.2 п. 2 ст. 264 НК РФ). Поэтому если решите учитывать затраты на «смешанный» корпоратив, придется четко делить расходы на «переговорные» и «увеселительные». А в тех случаях, когда это невозможно (затраты на артистов или аренду общего для всех зала), полностью проводить расходы за счет чистой прибыли.
Налогоплательщики УСН представительские расходы учитывать не могут.
Оплата питания и отдыха физлица создает доход в натуральной форме. По мнению Минфина, это значит, что организатор корпоратива должен принять все возможные меры по оценке и учету экономической выгоды, которую получил каждый сотрудник. Однако если реальной возможности персонифицировать экономическую выгоду нет, то не будет и НДФЛ.
Аналогично решается вопрос с НДС. Если персонификация участников невозможна, у компании-организатора не возникает объекта обложения НДС в виде безвозмездно оказанных работникам услуг. Одновременно это исключает возможность принять к вычету входной НДС по этим услугам. Исключение — часть НДС, приходящаяся на расходы, учтенные как представительские.